Роль архівних установ у забезпеченні соціального захисту громадян

Нещодавно, з 3 по 9 червня, архівною спільнотою всього світу відзначався Міжнародний тиждень архівів. Міжнародною спільнотою визначено архіви як пам’ять націй і суспільств, що формує їхню ідентичність і є наріжним каменем інформаційного суспільства, фундаментом демократії, відповідальності і влади.

Але архіви – це не тільки потужний ресурс історичної та культурної спадщини, а і часточка історії кожної окремої людини, адже в архівах зберігаються індивідуальні дані про кожного з нас.

В Донецькій області реалізацію державної політики у сфері архівної справи забезпечує Державний архів Донецької області. Одним з пріоритетів у роботі Державного архіву Донецької області та архівних установ Донецької області (архівні установи райдержадміністрацій, міських рад, військово-цивільних адміністрацій міст, трудові архіви) є надання якісних та комплексних інформаційних послуг у сфері архівної справи, складовою яких є виконання запитів громадян.

Виконання запитів громадян архівними установами здійснюється відповідно до вимог Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (ст. 18, 35), Правил роботи архівних установ, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 08.04.2013 № 656/5, зареєстрованим у Міністерства юстиції України 10.04.2013 за № 584/23116 (пункт 4.2 глави 4 розділу VІ), Порядку виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів), затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 02.03.2015 № 295/5, зареєстрованим в Міністерства юстиції України 04.03.2015 за № 251/26696.

Запити, що виконуються архівними установами, поділяються на такі види: соціально-правового характеру; тематичні; персональні; майнові.

Акцентуємо увагу саме на запитах соціально-правового характеру.

Запити соціально-правового характеру – це запити фізичної або юридичної особи, пов’язані із соціальним захистом, спрямовані на забезпечення їх законних прав та інтересів, у тому числі пенсійне забезпечення та отримання пільг і компенсацій відповідно до законодавства та міжнародних зобов’язань України, що передбачають витребування інформації про:

  • реєстрацію актів громадянського стану;
  • національність (підтвердження громадянства України);
  • освіту;
  • трудовий стаж та заробітну плату;
  • присудження наукових ступенів, присвоєння вчених звань і підвищення кваліфікації;
  • нагороди, присудження почесних звань;
  • творчу діяльність, авторські та суміжні права на наукові й інші праці;
  • службу у Збройних силах СРСР, Українському війську;
  • військову службу в складі діючої армії в період бойових дій, у тому числі під час виконання інтернаціонального обов’язку;
  • участь у ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС;
  • поранення, стан здоров’я та перебування у військово-лікувальних установах;
  • участь у Другій світовій війні;
  • перебування в партизанських загонах та з’єднаннях, участь у підпільному русі в період Другої світової війни;
  • перебування в евакуації, на окупованій території України та інших держав у період Другої світової війни, у фашистських концтаборах, гетто та інших місцях примусового утримання в період війни;
  • примусове вивезення з тимчасово окупованої території до Німеччини та інших країн Центральної та Східної Європи в період Другої світової війни;
  • репресії, депортації, розкуркулення, позбавлення волі та виборчих прав (у тому числі про конфіскацію майна) і наступну реабілітацію.

Надання архівних довідок, необхідних для забезпечення соціального захисту громадян здійснюється безоплатно.

Видані архівні довідки мають суттєве значення для нарахування пенсій, працевлаштування громадян в Україні та поза її межами та інше.

Усього лише за останні п’ять років (2014-2018) архівними установами України  виконано понад 1 млн. 300 тис запитів соціально-правового характеру, у середньому 260 тис. запитів на рік. Протягом 2018 року архівними установами Донецької області виконано 21453 запити.

Архівними установами максимально створюються та забезпечуються умови для зберігання архівних документів, які надійшли до них на зберігання. Але не меншого значення мають умови зберігання документів, в тому числі, документів з кадрових питань (особового складу) в установах, де вони створюються або правонаступником яких вони є.

У кожній установі, яка є юридичною особою, повинен функціонувати власний архів або архівний підрозділ. Нормативним актом, який регламентує його діяльність є Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 22.06.2015 № 736/27181. Працівники структурних підрозділів, особливо бухгалтерської та кадрової служб, повинні відповідально виконувати свої посадові обов’язки, адже створювані ними документи з особового складу мають строк зберігання 75 років і є базою для підготовки в подальшому довідок про роботу та заробітну плату, які використовуються для соціального захисту та оформлення різних видів пенсій.

На жаль, через безвідповідальне ставлення керівників підприємств до забезпечення збереження документів з кадрових питань (особового складу) під час продажу (перепродажу), при зміні профілю їх діяльності або під час її припинення чи ліквідації не рідкістю є факти втрати цих документів або відсутність будь-якої інформації про місце їх знаходження. В таких випадках соціально-правові інтереси колишніх працівників таких підприємств залишаються не захищеними і такі громадяни, на жаль, в разі необхідності не зможуть підтвердити свій трудовий стаж або розмір заробітної плати.

Таким чином, забезпечення збереження документів з кадрових питань (особового складу) як на діючих підприємствах, установах і організаціях, так і в архівних установах має неабияке значення для захисту соціально-правових інтересів громадян, їх втрата є непоправною.

Державний архів Донецької області розглядає запити які надходять Укрпоштою, на електронну пошту архіву, засобом Зворотного зв’язку на вебсайті архіву, через соціальну мережу Facebook та на особистому прийомі громадян, безпосередньо в архіві.

Контактна інформація про Державний архів Донецької області  доступна на його офіційному вебсайті за посиланням https://dn.archives.gov.ua/kontakt_ukr.htm про архівні установи області за посиланням https://dn.archives.gov.ua/arhoblas_ukr.htm інформація щодо державних архівів України доступна на офіційному веб-порталі Укрдержархіву у рубриці “Архівні установи”

Відділ використання інформації документів Державного архіву Донецької області